今天跟大家分享下如何应用思维导图软件来提升团队的工作效率,团队效率的高低直接影响企业的生产效率,这也是企业管理人员非常关心的话题。

思维导图团队协作

第一:选择正确的思维导图软件

这两年市面上xmind软件用户数增长的非常快,但是Xmind更多突出的是制作读书笔记这类简单的思维导图,而任务信息管理、甘特图以及一些软件的设计细节决定了他并不适合团队协同工作的应用场景。办公场景或是团队协作建议大家使用Mindjet开发的MindManager软件,现在官网也推出了中文版。至于xmind与MindManager的对比之前有做了详细的讲解。这里就不做展开了。

第二:按任务特点对人员进行分组

将团队人员进行按岗位职能分组,组员建议人数在4-6个为宜。每个小组以岗位属性为单位,进行思维导图培训。培训会更有目的性,也更加实用接地气。

第三:确定小组的中心主题思想

之前我们是按小组为单位,这时就可以将他的职能特点或是岗位内容为中心主题,要注意的是:确定中心主题时,讨论范围过广,造成关键问题不深入、组员不清楚要做什么的情况。

就比如假设要开发一套学校手机端app,接着根据岗位的特性,比如做APP UI界面设计前端的人员,中心主题可以设定为《界面人性化设计提升用户体验》或《市面上常见的UI设计技巧》,这样以具体的事项或是议题进行头脑风暴更容易出成果。关于数据接口、后台功能实现这些属于后台的事情,就不需要在前端进行过多的讨论。

第四:对具体内容进行展开讨论

确定从哪些点来进行展开,也就是确定分支主题的内容。分支主题尽量是相互独立,观点没有交叉。分支下方的子主题也是同样遵循这个原则,并将能想到的所有内容都写入进去。

这样做的目的就是要达到金字塔原理中的MECE原则:彼此相互独立, 完全穷尽。这样做出来的思维导图,结构清晰,条理清楚,考虑的点也更全面。

第五:对具体任务进行安排

在上面讨论完之后,就会形成一份很详细的思维导图。然后利用MindManager软件里的任务管理功能,先添加各个组员的基本信息以及工作职能,然后新建一张《任务分配》的思维导图,将之前讨论的内容指派到具体某个人身上,并设置任务完成的时间节点。

如果任务超时未完成或是安排时人员工作内容重叠,MindManager软件会自动提示。同时你也可以切换到甘特图模式,看任务的具体节点与里程碑。了解各个组员的工作进度,必要时进行沟通以完成任务安排。

第六:思维导图内容的调整修改

先将文档上传MindManager的云端,对任务文件的修改权限进行控制,不同组员只能修改他负责的内容。

组员修改任务文件时使用MindManager中的审阅功能对项目进行说明或是对提供一些自己的意见,这样管理者就能跟进进度并能及时获得组员对工作的意见。如果意见可行,直接进行审批,即可转换成工作任务。

使用思维导图并借助MindManager软件来做项目管理,不仅能实时跟进项目进度也能升团队的工作效率。